Neue Studie von Allgeier inovar und Civey
Eine aktuelle Studie von Allgeier inovar zeigt, wie viel Zeit durch ineffiziente Prozesse verloren geht – und wo Unternehmen die größten Potenziale für Digitalisierung und Automatisierung haben.
Hier finden Sie die wichtigsten Ergebnisse und Erkenntnisse der Studie, die in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Civey entstanden ist, für Sie aufbereitet.
28 verlorene Arbeitstage pro Jahr: Warum ineffiziente Prozesse Unternehmen mehr kosten als sie denken.
Stellen Sie sich vor, eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter verschwindet jedes Jahr für mehr als fünf Arbeitswochen – nicht wegen Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung, sondern weil Zeit für die Suche nach Dokumenten, den Wechsel zwischen Systemen oder langwierige Abstimmungen verloren geht.
Genau das passiert in vielen Unternehmen täglich.
Eine aktuelle Studie von Allgeier inovar gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut Civey zeigt: Jeder dritte Beschäftigte in Deutschland verliert täglich mehr als eine Stunde Arbeitszeit durch ineffiziente Prozesse. Hochgerechnet entspricht das rund 28 Arbeitstagen pro Jahr.
Die größten Zeitfresser sitzen oft mitten im Arbeitsalltag
Wenn von Produktivitätsverlusten die Rede ist, denken viele zunächst an lange Meetings. Die Realität sieht jedoch anders aus. Die häufigsten Ursachen für Zeitverluste im Arbeitsalltag sind:
- Dokumenten- und Informationssuche (38 Prozent)
- Wechsel zwischen zu vielen Tools und Systemen (33 Prozent)
- Unklare Zuständigkeiten (29 Prozent)
- Abstimmungen mit Kolleginnen und Kollegen (25 Prozent)
- Manuelle Dokumentenverarbeitung (24 Prozent)
Die eigentliche Herausforderung liegt damit häufig nicht bei den Mitarbeitenden selbst, sondern in Prozessen, die unnötige Reibungsverluste verursachen.
Wenn ineffiziente Prozesse zur Belastung werden
Ineffiziente Abläufe kosten nicht nur Zeit. Sie wirken sich direkt auf Motivation, Konzentration und Zusammenarbeit aus.
57 Prozent der Befragten berichten von Stress und Frustration durch unzureichende Prozesse. Jeder Zweite gibt an, dadurch weniger Zeit für wichtige Aufgaben zu haben. Zudem werden Entscheidungen verzögert und die Zusammenarbeit im Team erschwert.
Für Unternehmen bedeutet das: Ineffiziente Prozesse sind längst nicht mehr nur ein organisatorisches Problem. Sie beeinflussen Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich auch die Wettbewerbsfähigkeit.
Das Automatisierungspotenzial ist längst erkannt
Die gute Nachricht: Viele Beschäftigte wissen bereits genau, wo Automatisierung den größten Nutzen schaffen kann.
44 Prozent sehen den größten Hebel bei der Dateneingabe und Datenübertragung. Weitere 35 Prozent nennen die Suche nach Informationen. Auch Reporting- und Dokumentationsaufgaben sowie die Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen werden häufig als besonders geeignet für Automatisierung angesehen.
Die Potenziale liegen dabei nicht in futuristischen Szenarien, sondern in alltäglichen Prozessen, die heute noch unnötig Zeit und Ressourcen binden.
Zwischen Erkenntnis und Umsetzung besteht eine deutliche Lücke
Trotz des erkannten Potenzials zeigt die Studie auch, dass viele Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse noch Aufholbedarf haben.
Lediglich 20 Prozent der Befragten geben an, dass die Verarbeitung von Rechnungen, Verträgen oder Freigaben in ihrem Unternehmen vollständig digital erfolgt. Gleichzeitig arbeitet knapp jedes fünfte Unternehmen überwiegend oder sogar vollständig manuell.
Dabei steigt der Handlungsdruck kontinuierlich. Neue regulatorische Anforderungen und die Einführung der E-Rechnung machen deutlich, dass digitale Dokumentenprozesse zunehmend zur Voraussetzung für effizientes Arbeiten werden.
Digitalisierung endet nicht beim Dokument
Viele Unternehmen verbinden Digitalisierung noch immer mit der digitalen Erfassung von Dokumenten. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch erst dann, wenn Informationen durchgängig und automatisiert durch den gesamten Prozess fließen.
Vom Dokumenteneingang über die Bearbeitung und Freigabe bis hin zur revisionssicheren Archivierung: Erst durchgängige digitale Prozesse vermeiden Medienbrüche, reduzieren manuelle Aufwände und schaffen Transparenz.
So entstehen Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten, schnellere Entscheidungen und eine bessere Nutzung vorhandener Ressourcen.
Fazit: Die größte Effizienzreserve liegt oft im eigenen Unternehmen
28 verlorene Arbeitstage pro Jahr sind kein unvermeidbarer Bestandteil des Arbeitsalltags. Sie sind häufig das Ergebnis historisch gewachsener Prozesse, die nie grundlegend hinterfragt wurden.
Die Studie zeigt deutlich: Die Potenziale für mehr Effizienz sind vorhanden. Ebenso die technologischen Möglichkeiten, diese Potenziale zu erschließen.
Unternehmen, die ihre Prozesse konsequent digitalisieren und automatisieren, gewinnen nicht nur Zeit zurück. Sie schaffen bessere Arbeitsbedingungen, nutzen Fachkräfte effizienter und stärken ihre Zukunftsfähigkeit.
Über die Studie:
Für die Studie befragte Civey im Auftrag von Allgeier inovar vom 20. bis zum 28. Mai 2026 insgesamt 1.000 Erwerbstätige in Deutschland, die überwiegend administrativen Tätigkeiten nachgehen.
Sie haben Fragen? Ich berate Sie gern.
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